Навички ефективного спілкування є фундаментом професійного успіху у сучасному світі. Оволодіння мистецтвом ділової переписки стає особливо актуальним в умовах дистанційної роботи через активізацію спілкування у режимі онлайн 24/7.

Ми підібрали для вас рекомендації, які допоможуть зробити комунікацію більш комфортною та ефективною.

Основні правила написання ділового листа

• Привітання. Почніть листа з привітання – наприклад, “Добрий день!”

• Звертання. Ім’я адресата (-ів) прийнято вказувати у кличному відмінку, наприклад:

✓ "шановна Маріє Олександрівно", "шановний Андрію Юрійовичу";

✓ "пані Маріє", "пане Андрію";

✓ при зверненні до офіційної особи – "пане депутате", "пане президенте".   

• Тема листа. Тема листа має висвітлювати, що вам потрібно від адресата та терміни виконання завдання. Для кожної нової теми прийнято використовувати новий лист.

• Структурування листа. Якщо тема листа складна і лист виходить довгим, необхідно поділити його на рівні частини і додати підзаголовки.

• Основна ідея в першому абзаці. У першому реченні доречно подякувати за співпрацю, запрошення, пропозицію, після чого викласти основну ідею листа. 

• Нагадування. Якщо колеги, партнери чи клієнти забули надіслати вам відповідь, доречно використовувати такі конструкції:

✓ "нагадую (нагадаємо), що добігають кінця встановлені терміни";

✓ "наполегливо просимо вас розглянути цей лист до певного терміну", "просимо вас підписати папери".

Радимо також користуватися налаштуванням щодо отримання повідомлення про те, що адресат прочитав вашого електронного листа. У разі його відсутності, лист можна відправити повторно або зателефонувати адресату щодо надісланого листа.

• Прохання. При зверненні з проханням можна використати такі фрази як:

✓ "просимо прийняти замовлення";

✓ "просимо вас терміново оплатити рахунок";

✓ "будемо вдячні, якщо ви повідомите про…".

• Відмова. Якщо доводиться повідомляти адресатам про якусь відмову, можна використати такі форми:

✓ "повідомляємо про те, що…"

✓ "докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…";

✓ "дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…".   

• Підпис. Лист має обов'язково містити підпис, наприклад:

✓ "З повагою Іван Іванов";

✓ "З найкращими побажаннями Іван Іванов".

• Відповідь.  Відсутність відповіді на "зовнішній" лист, якщо він передбачає продовження спілкування, вважається неввічливим. Відповісти можна у формах:

✓ "Ми отримали ваш лист та взяли його до уваги";

✓ "Ми наразі розглядаємо ваш лист".

• Діловий стиль. Пам’ятайте, навіть якщо ви дуже обурені, розлючені або, навпаки, щасливі через дії ваших колег, ділове листування має відповідати саме діловим, тобто стриманим стандартам. Для детального обговорення моментів, які вас сильно хвилюють, краще призначити особисту зустріч.

         Поширені мовні конструкції:

 ✓ "згідно з нормами чинного законодавства"; 

✓ "відповідно до наказу";

✓ "порівняно з попереднім роком";

✓ "питання з медицини";

✓ "протягом місяця";

✓ "завідувач відділу";

✓ "підбивати підсумки";

✓ "вживати заходів";

✓ "брати участь у нараді"

Для розвитку навичок ділового листування та ефективної комунікації пропонуємо літературу з фонду бібліотеки СумДУ. Книги можна переглянути через електронний каталог або замовити на нічний абонемент.

• Загнітко, А.П. Українське ділове мовлення фахового і нефахового спілкування [Текст] / А. П. Загнітко, І. Г. Данилюк. – Донецьк : БАО, 2010. – 480 с.
• Ильяхов, М. Пиши, сокращай: Как создавать сильный текст / М. Ильяхов, Л. Сарычева. – 2-е изд. – М. : Альпина Паблишер, 2017. – 400 с.
• Ильяхов, М. Новые правила деловой переписки / М. Ильяхов, Л. Сарычева. – М. : Альпина Паблишер, 2018. – 256 с. – ISBN 978-5-9614-1034-1 : 360-00.
• Каплунов, Д. Бизнес-копирайтинг. Как писать серьезные тексты для серьезных людей [Текст] / Д. Каплунов. – 4-е изд. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2018. – 400 с. – ISBN 978-5-00117-595-7 : 400-00.
• Каплунов, Д. Як писати комерційну пропозицію / Д. Каплунов ; пер. Р. Трифонов. – Х. : Ранок: Фабула, 2019. – 352 с. 
• Карнеги, Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей  / Д. Карнеги. – М. : Альта-принт, 2005. – 639 с.
• Феррацці, К. Ніколи не їжте наодинці та інші секрети успіху завдяки широкому колу знайомств  / К. Феррацці ; пер. І. Грипа. – 2-ге вид. – Х. : Клуб Сімейного Дозвілля, 2018. – 350 с.